Manajemen Produktivitas & Pengembangan Diri

Dari mulai saat kita bangun sampai tidur kembali, kebanyakan kita punya sedemikian banyak hal untuk diselesaikan, di rumah, di sekolah, di tempat kerja. Kita harus bergegas ketika pergi ke mana-mana hanya agar semua pekerjaan bisa rampung, dan terkadang kita merasa punya terlalu banyak urusan sehingga hidup ini serasa berada di luar kendali. Begitu sampai di rumah kita kelelahan, stres dan khawatir akan hal-hal yang kita gagal untuk penuhi atau lakukan serta perihal lain yang masih harus dilakukan keesokan harinya.

“Getting Things Done” oleh David Allen adalah buku produktivitas yang amat populer. Saya mulai membacanya tiga tahun yang lalu, termasuk audio booknya. Diterbitkan awal pada tahun 2001, buku ini mengulas tentang proses praktis yang bisa membantu orang² sibuk dalam kembali mengambil kendali atas kehidupan mereka untuk bisa kembali rileks dan segala urusan terlaksana. David Allen menawarkan sebuah sistem, perangkat, pencerahan dan tips tentang bagaimana menyelesaikan lebih banyak urusan dengan upaya lebih sedikit, lebih bahagia dan menjadi pribadi yang lebih sukses. Apa yang dia maksud dengan urusan ini adalah segala bentuk perihal yang kita ingin jadikan berbeda dari kondisi sekarang.

Time is the quality of nature that keeps events from happening all at once. Lately, it doesn’t seem to be working.
-Anonymous

Inti gagasan yang disampaikan di buku ini ada dua:

1. Menangkap seluruh urusan yang perlu dirampungkan -sekarang, nanti, kapan2, besar, kecil atau yang ada di antaranya- ke dalam sistem yang logis dan terpercaya di luar kepala dan pikiran kita; dan
2. Mendisiplinkan diri untuk membuat keputusan di muka tentang “input” bagi kehidupan Anda sehingga Anda bisa tetap punya rencana untuk “next actions” yang bisa diimplementasi atau direnegosiasi setiap saat.

Meskipun saya pribadi merasa sistem yang ditawarkan di buku ini masih cukup ribet, tapi bagaimanapun buku ini menawarkan gagasan dan cara pandang inspiratif dan luar biasa. Di lain waktu saya akan mengulas sistem modifikasi saya pribadi atas gagasan GTD David Allen ini. Meanwhile, silahkan mengambil hikmah dari gagasan David Allen ini untuk program pengembangan diri dan peningkatan produktivitas pribadi Anda.

Setidaknya ada tujuh bagian yang hendak saya sampaikan. Dan karena lumayan panjang, maka saya akan membaginya dalam beberapa posting.

Bagian I: Apa yang Ada di Dalam Pikiran Itu Lho yang Kebanyakan

Bila Anda adalah manusia normal, kemungkinan Anda punya banyak sekali urusan yang ada di dalam pikiran. Ini adalah hasil dari dunia tempat Anda berada – dalam menangani urusan², banyak orang sudah terbiasa mengambil lebih dari apa yang bisa dipenuhi oleh sumberdaya mereka sendiri.

Di era globalisasi, tabiat pekerjaan berubah sedemikian rupa sehingga pekerjaan sudah tidak punya batasan yang tegas. Mulai dari kerja perakitan, kebanyakan pekerjaan saat ini sudah disebut sebagai “Knowledge Work.” Seperti yang dikatakan oleh Peter Drucker, “In knowledge work, the task is not given; it has to be determined. ‘What are the expected results from this work?’

Secara berkelanjutan perusahaan senantiasa berkembang dan orang² pun juga harus turut berubah seiring dengannya. Sementara orang tua Anda bisa bertahan di pekerjaan yang sama selama empat puluh atau lima puluh tahun, kebanyakan orang saat ini sudah seperti pekerja bebas, dan berganti pekerjaan dan karir beberapa kali untuk pertumbuhan berkelanjutan.

Di luar urusan kerja, Anda barangkali coba melakukan beberapa urusan atau aktivitas pribadi untuk suatu pencapaian tertentu. Kita ingin jadi orang tua yang baik, anak yang baik, saudara yang baik, teman yang baik, tetangga yang baik. Dan kita berusaha keras untuk bisa memenuhi peran tersebut dengan baik.

Komitmen yang Anda punya dengan diri sendiri dan orang lain mengisi apa-apa yang ada dalam pikiran Anda. David Allen menyatakan bahwa dari dua puluh tahun pengalamannya melakukan training dan coaching, dia temukan bahwa kebanyakan stres seseorang didapat dari komitmen yang dibuat atau diterima yang itu tidak di-manage dengan baik.

Amat bisa jadi Anda punya lebih banyak komitmen internal ketimbang yang Anda bisa bayangkan. Mulai dari menjawab email sampai mengurusi sampah rumah, mulai dari membuat presentasi sampai silaturahim ke orang tua, semua ini ada di pikiran Anda pada suatu saat tertentu. Dan semua janji, komitmen dan urusan yang belum selesai itu David Allen namakan sebagai “incompletes” atau “open loops”, yakni apapun yang menarik perhatian Anda dan itu ditempatkan di wadah yang salah, dengan cara yang juga salah. Sehingga segala urusan dan komitmen yang belum rampung atau belum terpenuhi itu lah yang menambah stres Anda setiap harinya.

Anything that does not belong where it is, the way it is, is an “open loop” pulling on your attention

Setiap kali Anda gagal untuk melakukan atau merampungkan salah satu saja dari hal² berikut ini, maka dia akan tetap berada di pikiran Anda dan menambah tingkat stres Anda.

• Anda belum memperjelas apa yang seharusnya jadi outcome (keluaran hasil akhir, setelah output).
• Anda belum memutuskan tindakan konkrit seketika dari urusan Anda.
• Anda belum meletakkan reminder atas outcome dan tindakan yang dibutuhkan untuknya di sebuah sistem yang Anda percaya

Bagian 2: Bersihkan Pikiran Anda

Antara Anda bangun hingga tidur, apakah Anda pikirkan apa² yang perlu Anda lakukan dan itu ternyata belum Anda rampungkan? Pernah kepikiran tentang itu lebih dari sekali setiap harinya? Mengapa? Itu membuang waktu dan energi saja, yakni terus memikirkan apa2 yang Anda belum berprogress atasnya sedemikian rupa itu mengambil porsi yang cukup mengganggu. Jangan pula memikirkan tentang suatu urusan lebih dari sekali. Itu juga pemborosan energi kreatif. Pikiran Anda harusnya digunakan untuk merampungkan kerjaan, bukan disibukkan untuk berpikir resah tentangnya. Setiap kita sesungguhnya punya bagian otak tertentu yang itu lebih optimal ketika digunakan untuk berfokus dan berpikir, bukan untuk menyimpan ingatan.

There is usually an inverse proportion between how much something is on your mind and how much it’s getting done.

Kita tak mungkin bisa mencapai kondisi rileks manakala di kepala kita masih berseliweran banyak urusan. Langkah pertama dalam mengambil tindakan positif dan mengambil kendali adalah dengan membuat kejelasan terkait apa-apa yang perlu Anda lakukan, membuat keputusan, dan mengambil tindakan. Kunci dari mengatur segala ‘urusan’ di kepala Anda adalah dengan ‘me-manage tindakan Anda.’ (ada yang tahu terjemahan yang pas untuk manage dlm bahasa Indonesia?)

Memenej tindakan di sini artinya mengambil pilihan yang tepat terkait apa² yang perlu dilakukan di satu titik waktu tertentu. Ini terkesan sudah jelas, tapi kebenarnnya adalah, banyak orang belum punya gambaran tentang langkah terdekat yang perlu diambil untuk merampungkan sebuah proyek atau komitmen.

Apa yang Anda lakukan dengan waktu Anda, apa yang Anda lakukan dengan informasi, dan apa yang Anda lakukan dengan tubuh dan fokus Anda relatif terhadap prioritas – itu semua adalah pilihan konkrit yang harus Anda harus alokasikan sumberdaya yang Anda punya.

The real issue is how to make appropriate choices about what to do at any point in time. The real issue is how we manage actions

Dan juga, orang² berkata “Aku ndak punya cukup waktu untuk _____” (silahkan isi bagian kosong) dan merasa kewalahan dengan proyek tertentu karena mereka terus berfokus pada besarnya kandungan aktivitas di suatu garapan tertentu. Apa yang perlu disadari baik-baik aadlah bahwa Anda tak bisa menangani satu proyek (urusan besar) pun — yang bisa ditangani itu adalah “satu aksi” dari proyek itu. Dan kebanyakan aksi/tindakan hanya butuh satu atau dua menit, dalam konteks yang tepat, untuk menggerakkan suatu proyek melaju ke depan.

Dalam banyak kasus, masalah sebenarnya bukanlah pada kurangnya waktu, melainkan pada kurangnya kejelasan atau definisi tentang apa sih suatu proyek itu sebenarnya, dan tindakan² apa yang diperlukan untuk merampungkannya.

Bagian 3: Manajemen Tindakan Horizontal dan Vertikal

Anda perlu mengontrol komitmen, proyek dan tindakan baik secara horizontal maupun vertikal. Manajemen horizontal maksudnya melacak setiap urusan dan tindakan yang perlu Anda lakukan – pergi ke toko obat, mengunjungi bibi, makan siang bersama teman, menyiram tanaman, merampungkan tulisan, menyemir sepatu, membeli perangko, dan yang lainnya. Anda bisa² terkejut sendiri ketika mengetahui betapa buanyak sebenernya urusan yang bisa Anda tangani dalam satu harinya saja.

Anda perlu memiliki sebuah sistem yang bisa membantu Anda melacak semua hal tersebut, menyediakan informasi yang tepat manakala dibutuhkan, dan membuat Anda bisa beralih perhatian dari satu hal ke yang lain, dengan cepat dan mudah.

Manajemen vertikal atau kendali vertikal adalah kemampuan untuk berpikir ke atas dan ke bawah dari beragam satuan proyek dan komitmen. Ini adalah sebuah perencanaan proyek dalam arti yang luas. Fokusnya adalah pada satu situasi atau orang, dan menjabarkan detailnya, prioritasnya dan juga urutan tindakan yang dibutuhkan untuk menanganinya.

. . .

Baik, kita break dulu. Pada bagian 4, kita akan bahas tentang lima langkah me-manage workflow.

Popularity: 3% [?]